Uma viagem de trabalho requer sempre algum planeamento e preparação que requerem tempo. Não raras vezes me confrontei com situações desagradáveis que poderia ter evitado se tivesse preparado melhor a viagem, se não tivesse esquecido o secador de cabelo ou se tivesse uma cópia a mais, em papel, da minha comunicação num congresso. Muitos destes contratempos podem ser evitados se elaborarmos, com alguma antecedência, uma ou várias checklists de tarefas a realizar antes da viagem e de coisas de que vamos necessitar.
Atul Gawanda no seu livro "O Efeito Checklist" (edição portuguesa da Lua de Papel) demonstra a extraordinária eficácia das checklists, explicando a sua lógica subjacente e o modo como potenciam o trabalho e a gestão do tempo em áreas muito diversificadas.
Na preparação das minhas viagens de trabalho eu sigo, com ajustes, uma checklist que, por comunidade divido em duas partes: profissional e pessoal. Trata-se de uma checklist preparada para viagens internacionais, em regra, de avião, mas podem perfeitamente ser ajustadas às necessidades de uma viagem dentro do país, de carro, de comboio ou de autocarro.
A - Profissional:
- Avaliar as condições locais no país de destino bem como o que é necessário: visa, vacinas e outras exigências - pelo menos 10 dias antes da viagem;
- Verificar o agendamento da viagem, as reservas de hotel e transportes disponíveis no local - pelos menos 8 dias antes;
- Ler e estudar todos os documentos preparatórios bem como as respectivas agendas de trabalho - até 2 dias antes da viagem (voltar a rever, se possível, durante a viagem ou quando chegar);
- Preparar a intervenção e revê-la - até 5 dias antes da viagem (dá tempo para introduzir uma nova ideia e para melhorar a exposição ou a comunicação);
- Testar com os colaboradores (também pode ser com amigos) a eficácia da mensagem e da comunicação e colher opiniões - até 3 dias antes da viagem (dá tempo para introduzir alterações);
- Preparar todos os documentos necessários e colocá-los numa pasta. Fazer cópias da apresentação, em papel e em suporte informático (por segurança tenho sempre uma cópia como anexo num e.mail que envio a mim própria) - no dia anterior à viagem
- Verificar se tenho todos os cabos, baterias e equipamentos necessários para o funcionamento do telefone e do PC.
B - Pessoal:
- Fazer a mala - no dia anterior à viagem:
- Escolher uma muda de roupa por cada dia de trabalho (fazer checklist do que se vai usar em cada dia ajuda a reduzir as quantidades de roupa e sapatos nas malas);
- Escovas e secador de cabelo;
- Medicamentos básicos e comprimidos para dormir (viagens longas);
- Estojo de higiene e maquilhagem (versão básica).
- Arranjar unhas e cabelo - no dia anterior à viagem;
- Verificar os bilhetes, passaporte, voucher de hotel e transportes (se for o caso), cartão de crédito e dinheiro (o montante depende dos locais para onde se vai);
- Máquina fotográfica (os telemóveis substituem bem);
- Verificar que levo todos os documentos e informação de que vou necessitar;
- Telefonar à família e aos amigos mais próximos e avisá-los de que vou viajar, para onde e por quanto tempo (posso precisar da ajuda deles ou eles da minha);
- Reservar taxi ou outro transporte e de que chegarei ao aeroporto ou à estação à hora marcada (já perdi o comboio e o avião).
